INFORMACJA DLA SYGNALISTÓW
1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
Sygnalista może dokonywać zgłoszeń za pośrednictwem następujących kanałów:
- pisemnie – tradycyjna przesyłka pocztowa na adres: Urzędu Gminy Zbuczyn, ul. Jana Pawła II 1, 08-106 Zbuczyn, opatrzona napisem „zgłoszenie zewnętrzne”,
- elektronicznie na skrzynkę email: zgloszenia.sygnalista@zbuczyn.pl,
- ustnie, w siedzibie Urzędu, podczas spotkania zorganizowanego na wniosek sygnalisty w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku.
Sygnalista dokonując zgłoszenia, może wykorzystać formularz zgłoszenia zewnętrznego, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do procedury zgłoszeń zewnętrznych. Formularz jest dostępny na stronie internetowej Gminy Zbuczyn.
Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną
Sygnalista podlega ochronie, o której mowa w rozdziale 2 ustawy z dnia ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) – zwanej dalej ustawą, od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia, i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji
Każde zgłoszenie wpływające do Urzędu podlega wstępnej weryfikacji, która polega na ustaleniu, czy dotyczy ono informacji o naruszeniu prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Wójta Gminy Zbuczyn, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, odstępuje się od jego przekazania, informując o tym sygnalistę oraz wskazując mu – jeżeli ma to zastosowanie – że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych. Informacja przekazana sygnaliście w tym zakresie zawiera pouczenie, o którym mowa w art. 32 ust. 6 ustawy.
Jeżeli ze zgłoszenia nie wynika wprost kontekst związany z pracą, przekazuje się sygnaliście informację w tym zakresie, wskazując mu, iż do czasu wykazania kontekstu związanego z pracą, nie jest możliwe podjęcie działań zgodnych z procedurą zgłoszeń zewnętrznych.
Jeżeli nie zagraża to ochronie poufności tożsamości sygnalisty, można zwrócić się do sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Przesłanie żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji jest dobrowolne, a sygnalista może się temu sprzeciwić.
4. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych
Procedowanie zgłoszeń, w tym przetwarzanie danych osobowych sygnalisty, osoby z nim powiązanej lub pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, a także osoby, której dotyczy zgłoszenie, w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego, odbywa się z zachowaniem należytej staranności, w sposób zapewniający integralność i ochronę tych danych.
Dane te są przetwarzane przez upoważnionych przez Wójta Gminy Zbuczyn pracowników.
Upoważnieni pracownicy są obowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu podjęcia działań następczych.
Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu osobom nieposiadającym upoważnienia Wójta, chyba że:
- odbywa się to za jego wyraźną zgodą lub
- ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie, po uprzednim przesłaniu sygnaliście pisma z wyjaśnieniami powodów ujawnienia jego danych osobowych, jeżeli takie powiadomienie nie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu, przygotowawczemu lub sądowemu.
5. Zasady przetwarzania danych osobowych
Określone są poniżej w załączniku.
6. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym
Osoba upoważniona przez Wójta, po zgromadzeniu materiałów dotyczących danego zgłoszenia, dokonuje jego analizy oraz weryfikuje zasadność podjęcia dalszych działań.
Jeżeli zgłoszenie dotyczące sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawiera istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem, nie podejmuje się działań następczych i informuje się o tym sygnalistę, podając uzasadnienie, a w przypadku kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania, bez informowania o tym sygnalisty.
W przypadku zgłoszeń szczególnie skomplikowanych, Wójt powołuje zespół wyjaśniający, spośród pracowników Urzędu, których merytoryczny zakres zadań odpowiada tematyce zgłoszenia.
W skład zespołu wyjaśniającego wchodzą co najmniej trzy osoby, w tym co najmniej jeden pracownik z wydziału Organizacyjno-Administracyjnego.
Wójt wskazuje pracownika odpowiedzialnego za kierowanie pracami zespołu wyjaśniającego.
Członkowie zespołu wyjaśniającego podejmują rozstrzygnięcia kolegialnie. W przypadku równej liczby głosów, o rozstrzygnięciu decyduje osoba kierująca jego pracami.
Jeżeli w wyniku przeprowadzonych działań, zgłoszenie zewnętrzne zostanie uznane za zasadne Wójt Gminy podejmie działania następcze w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności poprzez wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia lub działania podjęte w celu odzyskania środków finansowych
Zgłoszenie dotyczące naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Wójta niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, przekazuje się do organu właściwego do podjęcia działań następczych, informując o tym sygnalistę.
7. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
Sygnalista podlega ochronie, o której mowa w rozdziale 2 ustawy, od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia, i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Wobec sygnalisty, osoby z nim powiązanej lub pomagającej w dokonaniu zgłoszenia nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
8. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której wyżej mowa, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
9. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa, tel. centrali: (22) 55 17 700, fax: (22) 827 64 53, e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
Jeżeli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego i nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, rozważ dokonanie zgłoszenia wewnętrznego.
DO POBRANIA: